Estamos passando por um momento de crise muito importante em nosso país. Onde muitas empresas, dentre elas as da área da saúde também, estão “apertando o cinto”, para manter os negócios fluindo, procurando evitar grandes desperdícios, manter a qualidade no atendimento dos seus clientes, e prestação de seu serviços.
Neste texto iremos falar sobre como devemos evitar o desperdício em tempos de crise.
O “duplo apagão” de crise hídrica e de energia para na qual o nosso país vem passando, pode trazer boas reflexões sobre a questão do desperdício.
Um aspecto pouco abordado refere-se à forma intensa com que reagimos aos desperdícios nos momentos de crise, versus a maneira mais condescendente com que convivemos com esses mesmos desperdícios no cotidiano quando as crises não estão tão aparentes.
Hoje vemos a mídia frequentemente denunciando vazamentos de água, cidadãos reclamando de vizinhos que removem folhas da calçada usando mangueiras, pais chamando a atenção de seus filhos que deixam a torneira aberta ou que não apagam a luz, especialistas apontando inúmeras soluções que poderiam já ter sido adotadas há muitos anos.
Mas quando a chuva faz “subir um pouco o Cantareira”, o assunto parece sumir das manchetes e da preocupação das pessoas, como se tudo já estivesse resolvido.
A impressão que fica é a de que tudo isso é encarado como “normal” em períodos em que a “crise” não está assim tão evidente na pauta do dia. Por que tudo isso geralmente só vem à tona quando os efeitos dos desperdícios cotidianos começam a ficar mais graves e irreversíveis?
A crença de que os recursos são ilimitados ou de que uma crise jamais vai nos atingir fez com que, por décadas, as necessárias mudanças de atitude e o planejamento de mudanças estruturais ficassem em segundo plano, recebendo mais atenção somente nos momentos de crise.
As “crises”, no entanto, mesmo quando não estão expostas, ficam “latentes”, pois são geradas pelo acúmulo irresponsável de desperdícios e falta de atitude em eliminá-los.
Esse fenômeno também ocorre nas empresas de saúde, locais em que há desperdícios de todo tipo de recurso, não só ambiental, mas também perdas de matéria-prima, de espaço, de produtividade, de oportunidades de mercado, de inteligência das pessoas etc.
Como, então, devemos reagir frente aos desperdícios em momentos em que as crises e seus efeitos não estão tão evidentes?
Já sabemos como a maioria das instituições reage em momentos de crises econômicas. Elas criam, por exemplo, “brigadas” pontuais para busca de desperdícios que, muitas vezes, resultam em cortes indiscriminados de custos. Muitas delas, inclusive, já estão se preparando para isso, antevendo que 2016 será um ano bastante difícil.
Mas será que essas empresas também são, no dia a dia, “implacáveis” com os desperdícios? Como se estivessem “em crise” todos os dias? Ou também, como nos exemplos anteriores, encaram como “normais” e convivem com desperdícios que vão gerar crises futuras?
Pois essa é a essência do lean: incorporar ao sistema cotidiano de trabalho da organização a eliminação do que não agrega valor, tornando isso um hábito para todos.
Muitas empresas já fizeram diversos avanços na implementação do sistema lean, mas ainda estão longe de atingir esse estágio de combate cotidiano ao desperdício.
Aponto seis conceitos básicos que precisam ser muito bem praticados conjuntamente para se atingir esse objetivo:
1. Metas desafiadoras:
James Womack e Daniel Jones, desde o pioneiro livro “A mentalidade enxuta nas empresas”, já aconselhavam que, para iniciar a jornada lean na empresa, a liderança deve “criar uma crise”, caso ela já não exista, estabelecendo metas ousadas.
Isso porque metas desafiadoras, quando são corretamente desdobradas pelo hoshin kanri para toda a organização, mobilizam as pessoas contra os desperdícios, sendo o motor de todo esse processo.
2. Fluxos simples:
Muitos desperdícios exigem mudanças sistêmicas, redesenho de processos, de fluxos de materiais e informações, de layout etc. O ataque a esses “macrodesperdícios” deve ser conduzido pela gerência, com a participação de toda a equipe, utilizando, dentre outras ferramentas, o mapeamento de fluxo de valor. Sem um processo simples em fluxo os grandes desperdícios ficam escondidos.
3. Trabalho padronizado:
Muitos dizem que o diabo mora nos detalhes…
Pois o desperdício “micro” – ou seja, aquele que ocorre nos níveis das operações simples e dos movimentos dos operadores – é tão impactante nos resultados quanto os desperdícios que acontecem no nível “macro”.
Para esse combate, são necessários a total participação do pessoal de operação, o conhecimento técnico e a utilização de ferramentas, como estudos de movimento, desenhos de estações de trabalho, entrega de materiais no ponto de uso, entre outros.
4. Exposição e solução de problemas na base:
A explicitação do que é normal por metas claras, fluxos simples, trabalho padronizado e gestão visual possibilita a rápida identificação do que é anormal. Isso deve desencadear a solução de problemas na base, através de cadeias de ajuda, reuniões diárias, solução científica de problemas, entre outros. Aqui, é praticada a dinâmica de eliminação de desperdícios diariamente por todos.
5. Capacitar pessoas:
Todos os processos são realizados e melhorados pelas pessoas, que precisam ser capacitadas, não somente tecnicamente em suas respectivas funções, mas também em ferramentas lean, na solução de problemas e no desenvolvimento de hábitos de identificação e eliminação de desperdícios.
6. Atitude da liderança:
O papel da liderança em todos os níveis é fundamental, do presidente ao líder de equipe, propagando o inconformismo com os desperdícios, participando de caminhadas pelo gemba, apoiando as cadeias de ajuda, desenvolvendo as pessoas como solucionadores de problemas, entre outras atitudes.
Vemos em algumas empresas o erro da aplicação parcial e desconexa de ferramentas lean. Elas aplicam muitos desses conceitos citados, mas de forma insuficiente, desarticulada e, principalmente, sem a incorporação disso tudo a um sistema de gestão.
Dessa forma, essas companhias jamais vão atingir um estágio de combate intransigente e continuado aos desperdícios, feito no dia a dia e por todos, em todas as áreas, o que protegeria a organização em futuras crises.
Não combata os desperdícios somente nas crises – isso é um grande desperdício!
MSc. Jaime Gil Bernardes
Mestre em Administração de Empresas com ênfase em Administração da Produção, com linha de pesquisa em Inovação e Competitividade. Pós-graduado em Formação de Consultores, pós-graduado em Gestão em Saúde, MBA em Gestão Empresarial e graduado em Ciências Contábeis. Professor universitário no curso de tecnólogo em finanças. Consultor de empresas, com execução de implantação de sistemas de custos, planejamento orçamentário, planejamento tributário, controladoria, desenvolvimento de projetos para captação de recursos, análise de negócio, faturamento, análise de processos, reorganização administrativa e auditoria.