Toda atividade humana está sujeita a erros, mas, no caso de hospitais, que lidam diariamente com a vida, evitar intercorrências deve ser preocupação constante dos gestores. Ferramentas como o gerenciamento de processos – que mapeia e organiza as rotinas de trabalho a fim de identificar gargalos e pontos que podem ser melhorados -, quando implantadas, ajudam a alcançar os resultados planejados pela instituição – o que influencia diretamente na segurança e qualidade do atendimento ao paciente.
Para Airton Viriato, coordenador do curso de pós-graduação em administração hospitalar da Universidade Metodista de São Paulo, o gerenciamento de processos ajuda na detecção de não conformidades, graças à identificação de padrões. “É possível constatar o que está errado e efetuar as correções necessárias. O gerenciamento dos processos hospitalares funciona por intermédio de análises contínuas, realizadas por equipes multifuncionais especializadas, em todos os setores do hospital. Portanto, sabe-se exatamente a responsabilidade de cada profissional em um determinado processo e fica mais fácil localizar o que não está funcionando corretamente.”
O desenho dos processos hospitalares ajuda a organizar rotinas de trabalho e ainda traçar estratégias de negócios. Tem como características o planejamento, o monitoramento, a avaliação e a revisão dos processos da organização, sendo uma ferramenta importante para auxiliar na evolução da maturidade de gestão hospitalar.
Mapear e acompanhar as rotinas hospitalares ajuda a gestão a corrigir rumos e melhorar desempenho administrativo e financeiro.
Para tanto, é preciso que todos os profissionais do hospital estejam envolvidos com a metodologia, tanto durante a etapa de mapeamento quanto na execução e revisão. “A responsabilidade de evitar erros deve ser coletiva. Cabe ressaltar que os gestores acompanham o trabalho, mas não são necessariamente as pessoas que realizarão o trabalho. Portanto, é preciso envolver todos”, avalia Viriato.
Para implantar o gerenciamento de processos nas áreas de backoffice como forma de minimizar intercorrências e melhorar o desempenho administrativo e financeiro, é preciso mapear todas as rotinas de suprimentos, contas a pagar e receber, contabilidade e demais áreas como um todo. Esse método ajuda a gestão a entender a dinâmica da operação e, com isso, identificar se há gastos excessivos e/ou desperdícios e como corrigi-los. É preciso atenção especial quando se trata de gerir as glosas, preocupação de grande parte dos hospitais, que dependem das operadoras de Saúde para receber pelos procedimentos realizados. Isso porque as glosas são o resultado de processos mal implementados.
O setor de dispensação de medicamentos também pode ser otimizado. Isso porque, quando há problemas de gestão no estoque, os custos hospitalares tendem a aumentar. A compra de remédios e demais insumos sem o devido controle do que será utilizado gera prejuízos, tais como a perda dos itens por vencimento da data de validade.
Tecnologia
As ferramentas tecnológicas oferecem a possibilidade de melhoria na qualidade do trabalho, tempo de execução e integração de equipes. Mesmo assim, o especialista avalia que é preciso estar atento à forma como ela é utilizada. “É comum que, ao redesenhar os processos, muitos gestores façam alterações em normas, diretrizes, metas e responsabilidades. A automação desses processos é deixada de lado, o que acaba por excluir uma importante ferramenta de auxílio para evitar erros.”
Mas a informatização não pode ser vista como única forma de resolver as questões, já que é necessário ter maturidade de gestão hospitalar para que se tire proveito de todo o potencial da tecnologia. É preciso antes avaliar corretamente se existe a necessidade e qual o melhor modelo a ser implantado na organização de Saúde.
Portanto, o mapeamento de processos deve ser feito levando em considerando a automação e, se houver necessidade, o investimento em tecnologia. Mais importante que ter computadores é o engajamento das equipes e gestores, a fim de garantir que todos estejam alinhados ao objetivo principal: reduzir os erros, maximizar os resultados e ofertar um atendimento seguro e de qualidade ao paciente.
Roberto Gordilho
Roberto Gordilho é fundador da GesSaúde, mestrando em administração, especialista em sistemas de informação, engenharia de software, desenvolvimento web e em finanças, contabilidade e auditoria, possui mais de 30 anos de experiência nas áreas de tecnologia e gestão, sendo 15 na área da Saúde.