10 Passos fundamentais na hora de gerir Processos Hospitalares.

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Com uma visão dos processos hospitalares bem estrutura, difundida e consolidada, os silos funcionais tendem a desaparecer, fazendo com que as pessoas passem a agir como uma grande equipe. Com isso, os profissionais tendem a atuar de forma colaborativa e em equipes multidisciplinares, focadas não somente nos interesses do seu setor, mas nos resultados e na atuação nas diversas fases.  A comunicação melhora e os conflitos tendem a diminuir. E a organização passa a compreender melhor as inter-relações entre os processos e o impacto sistêmico dos resultados de cada etapa no desempenho global.
Para que tudo isso se concretize, é importante que ao gerir ou mesmo analisar processos em uma organização hospitalar, se sigam alguns passos fundamentais:
1. Adequar os processos à estratégia. - É essencial que os processos organizacionais estejam perfeitamente alinhados com a estratégia. Tudo que se faz numa organização tem que ser de acordo com a estratégia organizacional, previamente estipulada, que foi descrita no planejamento estratégico. Portanto, os processos tem que vislumbrar esta estratégia, pois se não estiverem alinhados, não tem motivos para existir.
2. Definir responsabilidades. – Parece um aspecto simples, mas nem sempre se definem quais os limites das responsabilidades das pessoas sobre um processo, ocorrendo excesso de controle em um canto e nenhum controle no outro. A gestão de processos define as responsabilidades e os limites.
3. Formalizar os processos. - Funcionários são trocados e com isso, o registro de como deve ser executado tal processo, provocando problemas no próprio setor e nas fases seguintes do processo.  A formalização dos processos é uma ação burocrática, mas deve ser feita.
4. Criar interfaces entre os processos. - A sinergia entre os processos é vital para a organização, para que haja a continuidade. Sempre que algo termina, outra coisa está começando. Mas não pode ser de maneira desordenada, um processo deve estar ligado no outro. A gestão de processos vai determinar os limites e como serão feitas estas passagens entres os processos, se vai ser do tipo puxada (o processo seguinte vai buscar os elementos para continuar) que é a mais indicada, ou se esta interface vai ser empurrada (quando o setor termina sua tarefa e fica esperando que o setor seguinte se manifeste a respeito daquele processo).
5. Focar no cliente. - O cliente é a razão de ser de um hospital, e tudo deve estar focado em agregar valor para ele. Para isso, um processo deve ser analisado da seguinte forma: se agrega valor ao cliente (processo fundamental), se não agrega valor ao cliente, mas é necessário (deve-se diminuir ao máximo seus efeitos e procedimentos) e se não agrega valor ao cliente e não é necessário à continuidade da organização (este processo deve ser eliminado).
6. Adequar pessoas e competências pessoais. - Não adianta ter um processo bem desenhado se não tiver as pessoas certas para executá-lo. O treinamento também é fundamental. Requer, ainda, uma adequação do número de pessoas envolvidas com aquele processo: não pode ter pessoas em demasia, pois é desperdício e nem pode estar faltando pessoas, pois a sobrecarga é um motivo de erros e consequentemente retrabalhos.
7. Determinar e analisar trade offs. - As escolhas devem ser feitas e muitas das opções devem ser descartadas, mas nunca esquecidas. Os trade offs representam as oportunidades não escolhidas, mas que necessariamente não sejam aproveitáveis em outros momentos, podendo ser uma opção estratégica alternativa: um plano B. Mesmo assim devem ser discutidos até se tornarem trade offs.
8. Buscar o aperfeiçoamento contínuo. - A melhoria dos processos tem que ser uma constante, sempre em busca de fazer melhor, com menos recursos e eliminando os desperdícios, isso aliado com a melhoria do atendimento ao paciente.
9. Analisar e revisar desde os processos de atendimento até os processos assistenciais. - Os momentos da verdade, momentos em que a organização entra em contato com os clientes, devem ser constantemente analisados e aperfeiçoados, de tal maneira que a percepção do cliente seja positiva e dê mais segurança para o paciente.
10. Ter em mente que aqueles processos são necessários. - Em um determinado momento nos vemos fazendo um processo de uma maneira que não tem mais sentido de existir ou mesmo que aquele processo nem seja mais necessário. É hora de verificar se realmente o que fazemos agrega valor para o cliente ou é necessário para a continuidade da organização.

 

Mestre em Administração de Empresas com ênfase em Administração da Produção, com linha de pesquisa em Inovação e Competitividade. Pós-graduado em Formação de Consultores, pós-graduado em Gestão em Saúde, MBA em Gestão Empresarial e graduado em Ciências Contábeis. Professor universitário no curso de tecnólogo em finanças. Consultor de empresas, com execução de implantação de sistemas de custos, planejamento orçamentário, planejamento tributário, controladoria, desenvolvimento de projetos para captação de recursos, análise de negócio, faturamento, análise de processos, reorganização administrativa e auditoria.