Apuração de Custos como forma Eficiente de Gerenciamento e Controle.

Talvez uma das tarefas, que se caracteriza como uma necessidade para as instituições de saúde há algum tempo, que é aceita e compreendida por muitos gestores, mas ainda pouco praticada de forma confiável e eficiente, é a definição dos custos dos serviços e consequentemente a apuração dos preços de venda de produtos e serviços.

Todavia, não é suficiente apenas conhecer os custos e preços de venda, é necessário acima de tudo utilizar esta valiosa informação nos processos decisórios, nas negociações, no gerenciamento e controle dos gastos.

Os valores apurados devem contemplar todos os custos dos serviços prestados (diárias, taxas, exames, consultas, sessões e procedimentos), que incluem mão de obra, insumos (materiais, medicamentos, órteses, próteses) água, energia, telefone e depreciação. E devemos ter em destaque que devem gerar resultado (lucro, superávit) e também devem se tornar um serviço competitivo.

Acreditamos que somente uma adequada e confiável apuração e análise dos custos pode proporcionar à instituição de saúde um bom planejamento e direcionar as ações para a maximização dos resultados e redução e/ou adequação gradativa dos custos.

A continuação seguem algumas sugestões e dicas sobre o controle e gerenciamento dos custos em instituições de saúde:

Somente através do conhecimento efetivo dos custos, é possível gerenciar e controlar os setores e serviços. Muitos gestores preferem olhar para os concorrentes, buscando aplicar estratégias mercadológicas de competitividade, que não deixam de ser importante, todavia, não resolvem o problema isoladamente. É preciso antes buscar o total conhecimento da origem de seus custos. São eles que possibilitam o mais completo entendimento sobre o negócio. Quem domina o conhecimento dos custos, leva vantagem no planejamento, nas negociações e sai na frente dos concorrentes.

Com certa frequência, encontramos gestores, que por falta de domínio e conhecimento das informações, que um bom sistema de custos proporciona, inibem uma adequada apuração e análise, invariavelmente relegando estas informações para um segundo patamar, mas no momento em que começam a absorver o potencial desta informação, passam a tomar decisões somente após uma avaliação minuciosa dos custos. Afinal conhecer bem os custos é a principal forma de gerenciá-los.

No momento em que os dados começam a aparecer, algumas surpresas acontecem, serviços que se imaginava obter um retorno razoável, mostram-se deficitários, clientes considerados bons apresentam resultados negativos.

Algumas instituições não desenvolvem seus sistemas de custos imaginando que existe um alto investimento de implantação. Na verdade, a gestão de custos se paga por si, pois as informações que proporciona, atrelada ao gerenciamento e controle dos custos que passam a ser efetivados, o projeto na grande maioria das vezes tem retorno positivo em pouco tempo.

Nos dias atuais em que se fala tanto em modelos de remuneração, (procedimentos gerenciados, diárias globais, etc), vale destacar que sem uma correta e efetiva apuração dos custos dos serviços, a formação de preço fica seriamente arriscada.

A formação de preços dos serviços leva em consideração o custo, a aplicação de margens de lucro e os impostos incidentes sobre a receita, com estes itens bem definidos nas negociações com os clientes, outras variáveis devem ser levadas em conta como: volume de atendimento, forma de pagamento (conta aberta, “pacote”,) prazo de pagamento, dentre outros. Negociar é uma arte e torna-se bem mais fácil com informações confiáveis e adequadas em mãos.

Atualmente existem diversos sistemas que possuem módulos de custos integrados, que se corretamente alimentados, geram as informações de preços de forma dinâmica, prática e com um considerável grau de confiança, tornando o gerenciamento e análise dos custos muito simples e proporcionando diversos tipos de relatórios que facilitam muito a área comercial nas negociações e nos processos decisórios.

Somente uma adequada, confiável e dinâmica apuração de custos pode gerar informações para o gerenciamento e controle eficiente dos recursos, reduzindo e/ou eliminando desperdícios.

O segmento de saúde passa por um momento delicado, é notório que mudanças que impactarão diretamente nas finanças estão por vir, como as diárias globais, os procedimentos gerenciados (pacotes), exigindo muita competência na gestão dos negócios.

Precisamos conhecer os custos e administrá-los da melhor forma possível, pois a margem de lucro é cada vez mais apertada, as instituições precisam conhecer quais são seus produtos mais promissores, com maior margem, e estimulá-los, e ter instrumento para negociar e tentar melhorar a margem dos demais.

A gestão de custo pode não resolver todos os problemas (longe disso), mas ajuda muito, como diz a famosa frase que todos conhecem “não se gerencia o que não se mede”, então afinal como gerenciar os custos se não os conhecemos?

Eduardo Regonha

Doutor em Ciências pela UNIFESP / EPM – Área de concentração – Custos em Saúde (Oftalmologia); Pós Graduado em Administração Hospitalar e de Sistemas de Saúde pela Fundação Getúlio Vargas (Proahsa); Formado em Ciências Contábeis pela Universidade da Cidade de São Paulo. Diretor Executivo da XHL Consultoria. Articulista da Revista DOC (Finanças). Coordenador Técnico do Curso de Gestão em Saúde da UNASP – Centro Universitário Adventista de São Paulo. Professor de Custos Hospitalares e Contabilidade Gerencial do Centro Universitário São Camilo, da Fundação Unimed da Faculdade de Saúde Pública (FMUSP), da UNIFESP / EPM (Instituto da Visão.