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A Procura da Simplicidade.

Um dos princípios essenciais do Lean é a busca de fazer as coisas simples, ou seja ir à procura da simplicidade.

Porém, chegar a obter isso nem sempre é fácil.

Na verdade, esse princípio vai contra a tendência dominante que parece levar, inexoravelmente, às empresas a ampliarem excessivamente sua complexidade, sem haver uma necessidade concreta.

Definir uma gestão simples deveria ser essencial. Não apenas na escolha de máquinas, equipamentos e instalações da empresa, como também em suas linhas de produtos e em seus métodos de gestão. Simplicidade deve ser parte do DNA de uma organização lean.

É normal que, no processo de crescimento e expansão, as empresas ampliem a sua linha de produtos, o número de sites produtivos e a utilização de novas tecnologias, contratem mais pessoas, avancem as estruturas organizacionais, entre outros itens.

Porém, muitas vezes, decidem instalar máquinas e equipamentos muito sofisticados, adotam linhas de produtos com variedades acima da capacidade de escolha e da necessidade dos clientes, criam programas de mudanças e melhorias muito complexos e estabelecem centenas de metas e indicadores, muitas vezes contraditórias ou redundantes. Ou seja, tornam a gestão exageradamente complexa.

Podemos citar vários exemplos de complexidade excessiva. Uma empresa estava tão envolvida em ações de melhorias que acabou buscando um software para gerenciar os infindáveis e intermináveis planos de ação.Outra comprou máquinas tão modernas que quebravam com frequência e não tinha capacidade e conhecimento para fazer os reparos necessários. Assim, baixou a disponibilidade operacional. E, ainda, os equipamentos anteriores eram mais confiáveis e baratos.

Uma empresa criou cerca de 287 indicadores e precisava de 3 pessoas apenas para atualizar e publicar esses números nos murais.E uma que possuía mais de 4.000 funcionários em TI com um budget superior a US$ 1 bilhão, sendo que a empresa produz alimentos. Ampliou-se enormemente a capacidade de gerar informações sem saber exatamente o que de útil extrair delas.

Ou outra, cujos produtos permitiam milhares de configurações sendo que os clientes eram capazes de se sensibilizarem a, talvez, uma variedade de poucas dezenas.

Há vários fatores que induzem a complexidade como, por exemplo, o pensamento fragmentado, enfatizando os silos definidos verticalmente, torna a conexão entre partes dos fluxos horizontais agregadores de valor excessivamente complexa, quebrada e frequentemente gerando duplicações e retrabalhos.

Há, ainda, a gestão via números, que cria artificialidades e distanciamento do gemba, que é o local onde se gera valores para as empresas, onde os prestadores de serviços, no caso das empresas da área da saúde, tem contato com seus clientes.

E as carreiras definidas e estimuladas por pessoas capazes de lidar com elevados budgets. Ou seja, em vez de promover quem reduz custos ou elimina a necessidade de investimentos, promove-se pessoas com os budgets mais gordos como se isso fosse um critério de sucesso profissional.

A complexidade pode, ainda, ser gerada também por uma determinada interpretação das necessidades e desejos dos clientes e do que é valor para eles. Ou porque se acredita que o mais complexo é mais moderno e melhor.

Devemos potencializar o poder do simples. São inúmeras as vantagens da simplicidade. Em primeiro lugar – e o mais óbvio –, custa menos. Fazer as coisas apenas de acordo com a necessidade reduz os custos totais, como, por exemplo, nos investimentos. Mas isso é apenas a ponta do iceberg dos custos.

A mentalidade simplificadora permite identificar o essencial e, assim, facilita a eliminação do que não é fundamental. Permite focalizar os esforços e definir melhor as prioridades, possibilitando que se escolha aquilo que vai trazer o mínimo de esforço e o máximo de resultado. Ajuda a criar padrões e hábitos, com rotinas simples e repetidas que permitem simplificar as operações e melhorar a produtividade e a qualidade. E os custos totais de gestão diminuem.

Achamos que somos mais desafiados e valorizados ao procurar e encontrar soluções mais sofisticadas e complexas, mesmo quando não há necessidade. Precisamos combater o modelo mental implícito em nossas empresas que sugere que “quanto mais complexo, melhor”. O pensamento dominante parece ser: “se é possível complicar, por que simplificar?”.

É evidente que, em alguns casos, podemos necessitar de soluções complexas quando os problemas forem complexos. Mas são raras essas situações.

Não complique na hora de projetar e desenvolver produtos, máquinas e equipamentos, instalações, programas de gestão, processos, indicadores etc. Ou seja, antes de projetar e de iniciar qualquer nova iniciativa, pense simples e decida certo. Se já complicou, ainda há tempo de simplificar.

Parece ser tão complicado e tão difícil ser simples. Simplifique sempre. É possível e necessário. Melhora as vidas das empresas e das pessoas.

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Mestre em Administração de Empresas com ênfase em Administração da Produção, com linha de pesquisa em Inovação e Competitividade. Pós-graduado em Formação de Consultores, pós-graduado em Gestão em Saúde, MBA em Gestão Empresarial e graduado em Ciências Contábeis. Professor universitário no curso de tecnólogo em finanças. Consultor de empresas, com execução de implantação de sistemas de custos, planejamento orçamentário, planejamento tributário, controladoria, desenvolvimento de projetos para captação de recursos, análise de negócio, faturamento, análise de processos, reorganização administrativa e auditoria.

5 comentários em: “A Procura da Simplicidade.

  1. Ótima matéria!
    Isso de complicar o que é fácil, ocorre em todas as esferas e não somente em saúde.
    Até em coisas caseiras, digo, no dia a dia da vida, há quem complique o que pode ser fácil. Eu sou da linha: para quê complicar, se dá para fazer de forma fácil. Ou seja, sempre quando me deparo com situações, procuro olhar a parte simples, seja em resolver ou em fazer, se não houver outra opção no que diz respeito em realizar de forma fácil, parto para a forma difícil ou complexa mas, é algo raro.
    Muitas vezes me deparei com pessoas realizando algo pelo lado difícil ou complexo e no meio do caminho parando achando que não conseguiria terminar e eu então, intervindo refaço da forma mais simples e, claro encerro perguntando: porque complicar o que é fácil?
    Nem preciso falar das caras e caretas que as pessoas fazem após essa minha indagação.
    Com base nesse meu depoimento, cheguei a conclusão de que, pelo menos, comigo, as pessoas gostam de complicar as coisas, mesmo sabendo que existe forma mais fácil de fazer. Vai entender…

  2. Administrar Hospital não é para qualquer ADM, e sim uma pessoa que goste muito do que faz, por razões até obvias., O Hospital não tem portas e horários, muito menos, nenhum dia é igual a outro, e tudo que é planejado nem sempre é alcançado na data e ou mês que deveria, sem contar com as responsabilidades que lhe cai no colo que é do medico e outro profissional e agente acaba absolvendo para o andamento do objetivo maior que é de dar a melhor condição para o paciente e familiares e ainda melhor e ter taxa de ocupação diária para não tornar o Hospital deficitário.

  3. Em todas as áreas existem problemas a ser superados. Na minha visão quem escolhe trabalhar na área da saúde, tem que entender que além da complexidade do trabalho, se não houver empatia, amor pela vida, vai ser impossível interagir com os seus subordinados e isso com certeza vai atingir os usuários. Se o administrador não entender a necessidade de integração entre todos, isso vai acontecer sempre, quer seja serviço público ou privado. Simplicidade é tudo!!!

  4. Muito bom o texto. Já vi isso acontecer em algumas empresas quando atuei como Consultora Financeira. Alguns gestores têm o dom de complicar às vezes, para tentar mostrar o quão complexa é a sua área e o quão indispensável é ele na posição.
    Para mim, o inicio da simplificação é ter as pessoas certas nas posições certas e que tenham como objetivo principal alavancar o negócio fazendo uma excelente alocação dos recursos.

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