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Falta de Tempo ou Falta de Organização?

Já perceberam que, muitas pessoas que conhecemos, andam sempre sem tempo? Quando convidamos para uma visita, para uma reunião, ou mesmo para um happy hour, estão sempre ocupadas.

Não encontrar o tempo apropriado para cada tarefa, aparentemente se tornou uma síndrome para o homem moderno.

Vivemos em uma sociedade onde muitos profissionais têm uma vida corrida, com muitas reuniões durante o dia, com muitos projetos novos para implantar, por vezes tendo que “apagar incêndios” dentro da empresa, muitos clientes para atender, mas para uma boa parcela destes profissionais, sobrecarregar-se, demonstra uma sensação de eficiência, de que estão rendendo muito mais. Porém, ao final do dia, a sensação de falta de tempo para realizar tudo o que havia sido solicitado, é inevitável.

O fator “tempo”, é algo muito importante para todos. Porém, saber dosar a quantidade exata de horas e minutos, para realizar todas as obrigações do dia, com qualidade, também faz parte da programação de um bom profissional. O grande problema a ser solucionado, independentemente da técnica que se utilize, é conseguir focar uma tarefa por vez em ambientes corporativos que, exigem profissionais de perfil multifuncional.

Para Peter Drucker, o gestor eficaz, é aquele que antes de fazer qualquer tarefa, busca conhecer seu tempo, antes de iniciar qualquer planejamento, busca entender como seu tempo está sendo destinado.

No dia-a-dia, podemos observar que isto raramente ocorre, pois na maioria das vezes, estamos acostumados a trabalhar conforme a demanda do dia, somente atuando conforme a “engrenagem” da instituição, programando seu dia, conforme as situações vão ocorrendo. E assim acabamos entrando na síndrome do “sem tempo”, deixando de planejar seus dias antecipadamente.

Sabemos que esta síndrome afeta a todos dentro das instituições, em todas as esferas, pois os profissionais de hoje, assumem diversas tarefas para fazer, e acabam perdendo o foco, baixando sua produtividade, ficam mais cansados do que o de costume, pois despendem muita energia em tarefas menos produtivas, que acabam impactando no desempenho da organização.

Você mesmo já deve ter falado: Gostaria que o dia tivesse 30 horas! O dia passou muito rápido! É hora de sair e parece que não fiz nada! e outras que com certeza vem agora na sua mente.

Queiramos o não, o dia tem 24 horas. E será que mesmo tendo mais horas no dia, conseguiria fazer tudo e terminar suas tarefas? ou iria acumular mais coisas para fazer?

O tempo é o mesmo para todos nós e saber controlar o tempo e estabelecer prioridades, são os passos iniciais, para poder realizar tudo o que lhe for solicitado, com eficácia, e qualidade.

Para citar um exemplo, tinha um funcionário que centralizava todas as tarefas nele, por ordem de seu gestor: ligar para confirmar procedimentos e materiais, que eram solicitados para as operadoras de plano de saúde, entrar em contato com os médicos, solicitando adiamento de cirurgia, pois não conseguia a autorização das mesmas, etc.

Todos os dias era a mesma situação, com este comportamento centralizador, onde todo o trabalho que poderia ser feito também por outros da equipe, ficavam concentrados em um único funcionário e cirurgias passaram a ser canceladas, porque, as operadoras de planos de saúde alegavam que o pedido médico ainda estava no período de análise.

Isso ocorria porque, este profissional estava deixando de dar prioridade ao que era mais importante, que neste caso, enviar dentro do período hábil, a listagem de procedimentos, e materiais, que eram encaminhados pelos médicos, para analise e autorização dos convênios.

Com o tempo, muitos médicos, e pacientes, passaram a reclamar do adiamento ou cancelamento das cirurgias, e isso teve um impacto negativo para este hospital.

Consequentemente houve uma reestruturação deste setor, outros funcionários passaram a ser incluídos nos processos, e estes passaram a fluir de forma mais eficiente.

Por isso, é necessário saber distribuir as tarefas, para que nenhum funcionário fique sobrecarregado, nem centralizemos os trabalhos em uma única pessoa. Assim todos irão desenvolver suas atividades com maior qualidade, e de forma mais prazerosa.

Ter foco, e colocar mais energia em um único projeto de cada vez, com certeza irá auxiliar e muito, a diminuição da síndrome do “sem tempo”, fazendo com que os profissionais tenham mais qualidade no que está fazendo, tendo mais prazer e tempo, para executar as tarefas que lhe foram solicitadas.

Não é fácil, sabemos disso, mas é possível com a ajuda, e integração de todos os funcionários da empresa.
Quando todos tem um planejamento, sabem exatamente quanto tempo irá disponibilizar para realizar cada projeto, acabam trabalhando de forma mais tranquila, sabendo que estão desenvolvendo suas tarefas com mais qualidade, e fazendo com que todos saiam beneficiados, tanto os profissionais, como a instituição. É preciso acalmar a mente, para não cair no erro de fazer mais de uma coisa ao mesmo tempo.

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Administrador Hospitalar pelo Centro Universitário São Camilo. Ampla experiência em rotina administrativa hospitalar, negociação de valores de materiais de alto custo e atendimento ao cliente. Busca se aprimorar com conhecimentos para a gestão e motivação de pessoas no ambiente hospitalar. Experiência em relacionamento com clientes, busca de novas parcerias e negócios.

10 comentários em: “Falta de Tempo ou Falta de Organização?

  1. Acredito que seja falta de organização, tempo nós sempre temos, mas tudo é uma questão de definir as prioridades.

  2. Falta de aprimoramento, e busca por atualizações são os maiores problemas enfrentados dentro de uma equipe

  3. Essa é a mais pura verdade! Às vezes temos tempo mas não sabemos aproveitá-lo por falta de organização! Como resolver este probleminha!?

  4. A organização passa do pessoal para o profissional. Pessoas bem organizadas tendem a ser vitoriosas e com grande capacidade de resolutividade. É muito bom trabalhar com pessoas assim!

  5. “Time is money”. Essa realista frase nos direciona a trabalhar cada vez melhor o tempo que temos. Para quem tem problema com isso, indico a leitura da “Tríade do Tempo”, de Christian Barbosa. Um leitura que nos mostra objetivamente como estamos administrando o nosso tempo e como podemos ser mais produtivos, priorizando melhor as demandas e o quanto investimos em família, trabalho e a vida. Boa leitura.

  6. Entre falta de Tempo e Organização, em geral inclino-me pela primeira, pois tempo é uma questão de preferência.

  7. A gestão do tempo constitui, nos dias de hoje, um dos maiores desafios a todos os profissionais de saúde. Considero que sem planejamento e organização, qualquer tempo será sempre curto e insuficiente.

  8. Excelente texto. Esta é a realidade de muitos profissionais e executivos da área da saúde. Planejamento, organização e foco é o segredo para o bom andamento de um serviço ou setor.

  9. Muito bom o artigo Edson.
    Acredito que para administrar bem o tempo, precisamos primeiramente nos organizar, anotando o que precisa ser feito e aplicar justamente o que foi explicado no artigo: o tempo gasto para cada tarefa. Seja uma reunião, treinamento ou uma atividade diária, conhecer e cronometrar (mesmo que mentalmente) o tempo a ser gasto, ajuda muito.

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