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Como evitar a síndrome de “Apagar Incêndios” nas Organizações?

Na maioria das organizações há momentos em que se faz necessário “apagar incêndios”. Isso pode ser visto, sobretudo quando há mudanças nas gerências ou diretorias, onde os gestores entram na organização praticamente com uniforme e capacete, capitaneando o “corpo de bombeiros” da instituição.

Por vezes isso, infelizmente, é inevitável, porém, de forma alguma, essa situação pode ser considerada normal e virar uma rotina, se acomodando a ela.

O caos instalado deverá ser controlado e depois bem gerenciado para chegar a implantar uma gestão planejada e estratégica.

Esta síndrome se torna presente, quando não há uma abordagem sistemática na resolução de problema que surgem no dia-a-dia, geralmente as soluções são provisórias, você só tem tempo para decidir qual tarefa irá fazer e qual irá adiar, sendo que por vezes nem você mesmo sabe por que está fazendo isso ou aquilo,

Dessa forma, você sempre tem mais coisas para fazer, problemas e gargalos, até virar uma grande e incontrolável “bola de neve”, que somente irá manter o processo em funcionamento, mas sem direção, e com uma alta dose de esforços e desgaste humano e financeiro.

A organização que convive com a síndrome de “apagar incêndios”, geralmente apresenta um conjunto de sintomas, que são:

  • Não há tempo para resolver todos os problemas;
  • As soluções são incompletas e/ou provisórias, apenas os aspectos superficiais são resolvidos;
  • Os problemas reincidem e muitas vezes “transbordam”: soluções incompletas fazem com que velhos problemas reapareçam ou criam novos problemas;
  • A urgência precede à importância: esforços aprofundados para resolução de problemas e atividades de longo prazo, são frequentemente interrompidos ou adiado, pois os “incêndios” tem que ser apagados;
  • E também, muito problemas tornam-se crises: os problemas “fermentam”, até que explodem, muitas vezes um pouco antes de um prazo final importante.

Se você já percebeu que sua instituição tem alguns desses “sintomas”, cuidado! Pode estar a caminho de uma “doença grave”, que se não tratada a tempo, pode levar à falência. Tudo isso se retrata, na maioria das vezes, com a demissão do gestor responsável que aceita conviver com essa realidade.

Apesar disso, saiba que existem vários métodos para prevenir, combater e impedir, com eficácia, que a síndrome de “apagar incêndios”, se torne presente no dia-a-dia da organização. Esses são os métodos táticos, estratégicos e culturais.

Agora vejamos como podemos evitar que tudo isso se torne uma “doença”, presente em muitas empresas atualmente, e não podemos descartar a nossa área de atuação, de saúde.

No método tático, podem ser usados, temporariamente, funcionários solucionadores de problemas. Quando a quantidade de problemas a serem resolvidos aumenta significativamente, contratar pessoas temporárias e bem qualificadas é uma boa opção. Se você não sabe por onde começar, significa que ainda não tem um “diagnóstico” completo da situação, só sente “dores”, nesse caso contratar um consultor experiente pode ser sua melhor saída.

Admitir claramente que alguns problemas não podem ser resolvidos pela equipe atual, permitirá fazer uma boa triagem, para decidir quais recursos serão remanejados para a resolução do problema. Dessa forma também podemos nos antecipar aos novos problemas, identificando-os na primeira vez que eles aparecem.

No método estratégico, se deve solucionar um conjunto de problemas da mesma ordem, e não problemas individuais. Quando possível, agrupar problemas aparentemente divergentes. Depois, determinar um conjunto de causas subjacentes e, por fim, aprender sobre essas causas.

Implementar “linhas de aprendizado”, que nada mais são linhas acrescentadas ao processo de produção para maximizar a solução de problemas, juntar dados, realizar experimentos de diagnósticos, examinar processos problemáticos e possíveis soluções,

No métodos cultural, não se deve tolerar soluções provisórias. É importante que os gestores saibam distinguir soluções “quebra galhos” de soluções reais e definitivas.

Aqui é importante saber que não se deve exigir prazos para serem cumpridos a qualquer custo, justamente esta exigência propicia soluções “apaga incêndios”. O importante é que a organização estabeleça metas lógicas e reais, sendo flexível em relação aos prazos e meça o desenvolvimento do trabalho em termos de problemas pendentes e soluções implantadas.

Esses são alguns métodos, que nós gestores, precisamos adotar, para evitar ter que “apagar incêndios” a todo o momento na organização em que atuamos.

Agindo assim, estaremos sempre levando o nome da organização a um nível mais elevado, aumentando assim o prestígio da mesma, e consequentemente fazendo com todos tenham um crescimento a olhos vistos.

Administrador Hospitalar pelo Centro Universitário São Camilo. Ampla experiência em rotina administrativa hospitalar, negociação de valores de materiais de alto custo e atendimento ao cliente. Busca se aprimorar com conhecimentos para a gestão e motivação de pessoas no ambiente hospitalar. Experiência em relacionamento com clientes, busca de novas parcerias e negócios.

14 comentários em: “Como evitar a síndrome de “Apagar Incêndios” nas Organizações?

  1. Incêndios produzem stress em toda a equipe e devem ser evitados. Concordo que um consultor ou outro tipo de intervenção externa é bastante benéfico durante a crise, mas acredito que os incêndios constantes não costumam ser solucionados apenas com a mudança de gestor (que também pode ser considerada). Como agir quando a resolução do problema ultrapassa as competências do gestor local, sendo dependente de outros setores (ou decisões de superiores)?

  2. Edson, muito bom texto e estratégias. Para mim, o fator crítico na execução de qualquer destas estratégias é o follow up sistemático sobre aquilo que se combina que será a solução. Quantas vezes se coloca um plano interdepartamental e não há quem coordene isto de forma resolutiva, desta forma desperdiçando tempo e recursos quando as coisas ficam no meio do caminho. fazer as coisas com início, meio e fim é muito importante, até mesmo se o fim for o abortamento do plano, mas que haverá de ser após uma análise crítica e uma tomada de decisão consciente. Percebo que infelizmente em nosso país, falta no perfil cultural a questão da disciplina e da objetividade, sem as quais, as estratégias, simples ou complexas, caem muitas vezes por terra….

  3. Observo em muitas instituições de saúde, inclusive com algum tipo de certificação, que estas empresas, mesmo assim sofrem deste mal. A causa comum em todas elas esta nas lideranças, que muitas vezes tem dificuldade em entender as estratégias da companhia, e as vezes quando entendem não sabem como disseminar em todos os níveis hierárquicos. Uma outra questão muito importante é a liderança sem metas. Sem metas não existe gestão !!!

  4. O planejamento e a administração bem dimensionada do tempo, são alicerces para uma organização que almeja qualidade e desenvolvimento.

  5. Acredito que isso é mais comum do que se pensa, devido a falta de funcionários, sobrecarga de serviço, isso é uma pena, pois quem sofre além dos clientes, a própria equipe se sente frustada.

  6. Desde meu ponto de vista, uma das formas de acabar com a cultura de “apagar incêndios” advém da capacidade do trabalho em equipe através da gestão estratégica.

  7. Acredito no planejamento estratégico e na implementação de todas as etapas do processo, “apagar incêndios” não deve fazer parte da rotina de uma instituição comprometida com a qualidade dos serviços prestados e com a dinâmica harmoniosa da sua equipe. Abraços.

  8. Prezados, não devemos reconhecer esta situação como natural, é necessário utilizar ferramentas de gestão para administrar melhor o tempo e gerir o negócio de forma adequada. O gestor deve ter metas, e capacidade de elaborar um bom planejamento estratégico.

  9. Eu acredito em uma boa administração, qualquer hospital pode ser de excelência se houver uma administração, que esteja comprometida com o bem estar dos clientes, com a satisfação da equipe, que seja justa, que leve em consideração todas as idéias de seus colaboradores, que dê um retorno a todos e não deixe sempre pra depois, que analise as deficiências e saiba melhorá-las, que apresente estudos e que aceite todos os que são apresentados.

  10. Infelizmente essa é a realidade de nós enfermeiros em várias instituições, funcionamos como verdadeiros “faz tudo” algumas até tem planejamento estratégico, mas no dia a dia, só apagamos incêndios.

  11. A base dos problemas na organização, para serem resolvidos demanda tempo, e isso infelizmente não temos.

  12. Muito bem falado Edson! Foco no planejamento estratégico da empresa sempre, com uma pitada de administração sob a perspectiva da arte!

  13. Passei a maior parte da minha vida profissional (25 anos) apagando incêndios, acho até que posso me candidatar a vaga de bombeiro.

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