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8 Dicas para Integrar o Setor de Compras na Saúde.

Um bom princípio, para que o departamento de compras na área da saúde se alinhe e se integre com as outras áreas internas, é assumir seu papel como uma área de apoio, projetando uma imagem de solucionador de problemas em substituição ao estigma de burocratas.

Para isso acontecer da melhor maneira possível, lhes oferecemos 8 dicas que poderão ajudá-lo a alcançar esta compreensão:

1. Entenda que o bom desempenho de outras áreas depende da competência operacional de seu setor.

De nada vale para os clientes internos um bom desempenho financeiro se seus pedidos não estão sendo atendidos dentro das condições por eles esperadas. Esteja certo de que a Diretoria quer boas negociações, tanto quanto a manutenção ou aumento da produtividade de todos os setores;

2. Meça o seu resultado de eficácia operacional.

É importante que você desenvolva metas a serem cumpridas que estejam de acordo com as necessidades de seus clientes (prazos, satisfação com produtos, etc). Bons indicadores de desempenho direcionam os seus resultados aos interesses de quem os avaliam, criando um importante ciclo de melhoria contínua;

3. Ouça o que seus setores clientes têm a dizer pessoalmente.

Vá até as áreas sentir a percepção do seu atendimento. Você ficará surpreso com o número de pessoas com as quais você já tratou de diversos assuntos por telefone, sem ao menos conhecer seus rostos;

4. Pesquise a satisfação das áreas com seu atendimento de maneira honesta.

Se você criar questões a serem respondidas pelos seus clientes em uma pesquisa de satisfação interna, ataque os pontos nevrálgicos sem medo. Ou seja, se seus clientes tem se queixado do prazo de atendimento de seus pedidos, uma pergunta que aborde este tema não pode ficar de fora deste questionário. Lembrete: não vale intimidar os pesquisados;

5. Oriente, não reclame. 

Por incrível que pareça, a maioria dos solicitantes não lhe causa situações incômodas apenas para dificultar, intencionalmente, o trabalho de seu Depto de Compras. Eles simplesmente não sabem como fazer de forma correta. Por este motivo, trocar um ataque de nervos por uma boa explicação terá um feito mais eficaz que qualquer reclamação;

6. Enxergue os papéis.

Eleja os seus 03 melhores fornecedores. Agora, identifique quais são as características destas empresas que as fazem diferenciadas. Pronto: você já sabe o que os clientes internos esperam de seu trabalho. Ou você não sabia que para as outras áreas da empresa, seu Depto de Compras é visto como um fornecedor?

7. Saiba distinguir o que é anormalidade e o que faz parte do negócio.

Se os clientes de sua empresa impõem um atendimento personalizado que exige rapidez nas aquisições, esteja certo de que o volume de urgências será maior do que você gostaria.  Neste caso, você deve discutir com as outras áreas, medidas para atenuar este tipo de demanda. Mas não tenha esperanças de que o problema será resolvido definitivamente. Lembre-se: sua empresa não vai deixar de atender um paciente só porque você não gosta de comprar urgências!… É certo que o cliente será atendido. Quanto a você…

8. Ponha-se no lugar do cliente e seja parte da solução.

Trabalhando no setor hospitalar, em diversas oportunidades fui acionado aos finais de semana para o atendimento de pedidos urgentes de produtos essenciais para o tratamento de um paciente. Obviamente, foi meu senso profissional que atuou nestes casos. Mas, uma chama lá no fundo, por mais difíceis que fossem estas solicitações, me motivou a continuar buscando soluções antes de esgotar todas as alternativas para atendê-las. Eu resumiria em uma pergunta: “E se o paciente fosse meu filho?…”. Felizmente, nunca deixamos de atender um pedido deste tipo.

Administrador de Empresas com MBA pela Fundação Getúlio Vargas. Fundador da Conduta Saúde. Com mais de duas décadas de experiência conduzindo equipes de Suprimentos em grandes instituições hospitalares do país. Ronie Oliveira Reyes é especialista na gestão dos processos de aquisição com foco na eficiência operacional e no controle de custos.

7 comentários em: “8 Dicas para Integrar o Setor de Compras na Saúde.

  1. Parabéns! São realmente sugestões que agregam valor para o eficaz gerenciamento dos processos logístico em especial atenção ao almoxarifado hospitalar.

  2. O Setor de Compras nos Estabelecimentos de Saúde é uma área estratégica e precisa de pessoas qualificadas e sistemas adequados para o controle das demandas, estoques e das requisições, entre outros itens. Todavia, a questão preços e qualidade dos itens é a determinante para a empresa. A diretoria do estabelecimento deve estabelecer uma política rígida e controles detalhados para evitar fraudes e problemas com os médicos e clientes.

  3. Tendo uma boa comunicação com os setores de consumo, sabendo as suas necessidades e importância de cada insumo, os período de demanda e ter um ajuste dos protocolos de uso.
    Formação de consórcio de instituições para ter mais força de barganha na compra, conforme até ter uma parceria com empresas de logística de saúde, para não se ter excesso de estoques e com isso ter um equilíbrio nos custos.

  4. Tão importante quanto ser eficiente, especialmente em termos de resultados financeiro, é que o Setor de Compras mensure seus processos internos. Mensuração é algo fácil de falar e difícil de fazer. Às vezes a instituição carece de boas ferramentas de TI para emitir dados confiáveis em tempo real, às faltam pessoas para obter os dados, consolidá-los e analisá-los para a tomada de decisão à tempo. Este é um problema que afeta outras áreas da gestão, que pode ficar “apagando incêndios” com as demandas dos clientes e dos demais setores e não consegue se organizar para fazer melhoria contínua.

  5. Prezados, boa noite!
    E tudo isso alinhado à tecnologia para trazer maior transparência agilidade nos processos, em um ambiente seguro e fácil implementação. Estou a disposição caso queiram entender um pouco mais sobre o tema não hesitem em me comunicar. Abs.

  6. Olá boa tarde,
    Com certeza, essa é uma tarefa importante dentro de cada instituição, compras andar alinhado com as demais áreas, muitos pensam em somente custo, e hoje não é só isso que temos que avaliar, e sim a qualidade e proteção, para um bom desenvolvimento de todos.

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